الضوابط المحاسبية هي طرق وإجراءات تمنع وتكشف وتصحح التحريفات1 التي تحدث في عملية المحاسبة المالية حتى تكوين البيانات المالية. إنها نوع واحد من مجموعة أكبر من الضوابط الداخلية التي يجب أن تتبعها كل شركة. عندما نتحدث عن ضوابط المحاسبة ، فإننا نشير إلى عناصر التحكم داخل دورة المحاسبة ، مثل إعداد إدخالات دفتر اليومية ، ونشرها في دفتر الأستاذ العام ، وجمع مستندات المصدر.
1 يمكن أن يعني “التحريف” إما الاحتيال أو الخطأ. الاحتيال خطأ مقصود مع محاولة لإخفاء وجوده ، في حين أن الخطأ غير مقصود.
سنناقش الضوابط الوقائية والاستقصائية والتصحيحية المحددة لقسم المحاسبة خصوصاً للشركات الناشئة والصغيرة في الاعتبار.
1- الضوابط الوقائية #
الرقابة المحاسبية الوقائية تمنع التحريف من دخول النظام المحاسبي. إنه خط الدفاع الأول ، ويتم أخذ الأخطاء التي تم رصدها هنا في الاعتبار قبل وقوعها. يمكن للمراقبة الوقائية الفعالة اكتشاف المعاملات المشوهة بسهولة على مستوى الإدخال. فيما يلي الضوابط الوقائية الأربعة الشائعة:
1- التصريح أو الإذن #
الهدف: يجب على المديرين أو أصحاب الأعمال تفويض أو الموافقة على معاملة قبل تنفيذها وإدخالها في نظام المحاسبة.
أمثلة على الضوابط المحاسبية للترخيص:
- يجب أن يتم اعتماد المصروفات التي تزيد عن 20000 ر.س. والموافقة عليها من قبل صاحب العمل الصغير.
- يمكن الموافقة على المصروفات التي تقل عن 2000 ر.س. من قبل المدير المباشر أو المشرف.
- يجب على صاحب العمل الصغير أو مدير الأعمال مراجعة حسابات الرواتب والإذن بالدفع قبل صرف المبالغ على الحسابات المصرفية للموظفين.
2- الفصل بين الواجبات #
الهدف: يجب ألا تكون المسؤوليات المحاسبية المتعلقة بالتفويض والتسجيل والرعاية تخص شخصًا واحدًا.
أمثلة على الضوابط المحاسبية للفصل بين الواجبات:
- يجب على الشخص الذي يتعامل مع حسابات القبض ألا يتعامل مع الإيصالات النقدية أو يقبل مدفوعات الشيكات.
- يجب ألا يتولى الشخص المرخص للمصروفات صرف الأموال النقدية لمثل هذه النفقات.
- يجب ألا يكون الشخص الذي يتعامل مع الحسابات النقدية والحسابات الجارية للشركة مسؤولاً عن تسوية الحسابات.
3- وصول الموظف #
الهدف: يجب على صاحب العمل الصغير أو المدير أن يحد من وصول الموظف إلى جوانب معينة من العمل.
أمثلة على الضوابط المحاسبية لوصول الموظفين :
- إنشاء برامج التناوب الوظيفي السنوية بحيث لا يبقى الموظفون في منصب واحد لفترة طويلة .
- قم بتثبيت أنظمة الوصول الإلكترونية مثل أنظمة تحديد الهوية ، أو كلمات المرور لمرة واحدة ، أو الوصول إلى البطاقة ، أو أنظمة تحديد التردد اللاسلكي (RFID) للحد من الوصول إلى المنطقة أو التطبيق.
4- توظيف الموظفين والتدريب #
الهدف: يجب أن يتمتع الموظفون المعينون لشغل وظائف محاسبية بالكفاءات اللازمة والمتطلبات التعليمية والخبرة. يجب أن يكون صاحب العمل الصغير أيضًا استباقيًا في تعزيز التعليم المستمر والتطوير المهني لموظفي المحاسبة.
أمثلة على الضوابط المحاسبية لتوظيف الموظفين وتدريبهم:
- حدد خبرة العمل أو المراجعة المطلوبة ، أو الدرجة الجامعية ، أو الشهادة للمنصب في وظيفة المحاسبة الشاغرة.
- قم بإجراء تحريات عن الخلفية من خلال مراجع صاحب العمل السابقة أو اطلب الوثائق ذات الصلة مثل الدبلوم أو السجل الأكاديمي أو أي أوراق أخرى.
- قم بإجراء الاختبارات أو عينات من المهام لتقييم المعرفة العملية لمقدم الطلب.
- طلب تقييمات نفسية إذا لزم الأمر.
- رعاية التطوير المهني المستمر للموظف من خلال دفع كامل الثمن أو نصفه.
- استعن بمتحدثين من الموارد لإجراء تدريبات ليوم واحد أو ورش عمل أو ندوات بشأن التطورات في التقنيات الناشئة.
2- الضوابط الاستقصائية #
يكشف التحكم المحاسبي الاستقصائي عن التحريفات التي دخلت نظام المحاسبة. يتم أخذ هذه التحريفات في الاعتبار بعد وقوعها ، والأمر متروك للإدارة المسؤولة (تختلف قوانين الدول في هذا المجال) في الشركة لتحديد مكان هذه التحريفات. الضوابط الاستقصائية هي خط الدفاع الثاني لشركتك لأنها تمنع الأخطاء التي تتسلل عبر الضوابط الوقائية.
1- التوثيق #
الهدف: يجب أن تضمن الأعمال التجارية الصغيرة أن جميع المعاملات المحاسبية لديها وثائق مناسبة لدعم وجود الأصول والخصوم وحقوق الملكية. يجب أن يكون هناك أثر مستند تم إنشاؤه لتمكين مالك الأعمال الصغيرة أو المدقق الداخلي أو المدقق الخارجي من فحص المعاملات السابقة.
أمثلة على الضوابط المحاسبية للتوثيق والمسارات المستندية:
- يجب تخزين جميع النسخ المطبوعة والإلكترونية من مستندات العمل ، مثل الفواتير ، والإيصالات ، والعقود ، وأوامر الشراء لمدة خمس سنوات على الأقل قبل الحذف ما لم تكن هناك ضرورة لفترة أطول أو أقصر.
- يجب أن تظهر توقيعات الموظفين المعتمدين فقط في المستند ما لم يتم تفويض شخص آخر بالتوقيع نيابة عن الموظفين المصرح لهم.
- يجب على الشخص الذي يوافق على الصرف النقدي توقيع الشيك وختمه على أنه مدفوع.
- يجب تقديم جميع طلبات الدفع في حزمة إيصال تحتوي على نموذج الطلب المعتمد ، وأمر الشراء المعتمد ، وفاتورة المبيعات من المورد ، وتقرير الاستلام الذي يوضح بالتفصيل جودة وكمية البضائع المستلمة.
- يجب أن يكون لدى التصرف في الأصول الثابتة وثائق مناسبة توضح كيفية التخلص من الأصل الثابت ، مثل البيع والتخلص من الأصول وعائدات البيع والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
2- التسويات #
الأهداف: يجب على المحاسب أو كاتب الحسابات إجراء مطابقات الحسابات للتأكد من دقة ووجود السجلات المحاسبية.
أمثلة الضوابط المحاسبية للتسويات:
- التسويات البنكية الشهرية.
- التسويات الشهرية لحسابات العملاء والبائعين.
- الجرد المادي السنوي أو نصف السنوي للمخزون لتسوية أرصدة حساب المخزون وتقرير تقادم المخزون.
- العد السنوي لجميع الأصول التجارية لتحديد الوجود المادي لسجلات الأصول في الدفاتر.
3- اختبار الانقطاع #
الهدف: يجب على صاحب العمل الصغير أو أخصائي المحاسبة التابع لجهة خارجية إجراء اختبار نهائي لتحديد ما إذا كانت جميع معاملات الفترة الحالية مسجلة في الفترة الحالية.
أمثلة على الضوابط المحاسبية لاختبار الانقطاع:
- يجب تسجيل استلام التقارير بتاريخ الفترة المحاسبية الحالية كمشتريات الفترة الحالية.
- يجب عدم الإبلاغ عن البضائع المشحونة (المباعة) ، والبضائع المحتفظ بها (المباعة) عند الشحن ، والبضائع المشتراة (المباعة) بموجب اتفاقية إعادة الشراء على أنها مشتريات الفترة الحالية (المبيعات).
- يجب تسجيل إيصالات التسليم بتاريخ الفترة المحاسبية الحالية في الدفاتر كمبيعات الفترة الحالية.
- يجب تضمين المخزون الذي تم شراؤه (المباعة) ولكن لا يزال قيد النقل (مستبعد) في الجرد المادي.
3- الضوابط التصحيحية #
الضوابط المحاسبية التصحيحية هي توجيهات تهدف إلى حل نقاط الضعف في الضوابط الوقائية والكشفية وتصحيح الأخطاء. الضوابط التصحيحية ليست شائعة في قسم المحاسبة لأن التحسينات في الضوابط الوقائية والكشفية يمكن أن تحل نقاط الضعف في ضوابط المحاسبة. ولكن من أجل شرح هذا المفهوم ، إليك بعض الأمثلة على الضوابط التصحيحية:
- تحديث الدليل المحاسبي للأعمال لتعديل أو تصحيح العمليات المعرضة للاحتيال أو الخطأ.
- تحديث برنامج المحاسبة الذي تستخدمه بانتظام لحل أخطاء البرامج في الإصدار القديم.
- إصدار مذكرات لتوجيه موظفي المحاسبة للتحديثات الطفيفة.
- إخضاع موظفي المحاسبة السيئ الأداء للإجراءات التأديبية المناسبة في الحالات الأشد.
الخاتمة
الضوابط المحاسبية ضرورية ، حتى بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة. تساعد المالكين على مراقبة المعاملات التجارية والتأكد من تسجيل كل معاملة بشكل صحيح في السجلات. بدون ضوابط ، فإنك تخاطر بفقدان أصولك المالية أو امتلاك معلومات مالية غير موثوقة قد تؤدي إلى زيادة الضرائب أو دفعها بأقل من اللازم.